Auditorías en la industria alimentaria: ¿Qué aporta la gestión de certificación?

Nuestra salud y el medio ambiente se han convertido en dos conceptos inseparables: hoy en día, la salud la consideramos como un todo vinculado a factores medioambientales. Una dieta sana desempeña un papel cada vez más importante. Esto supone un reto para el sector alimentario, ya que convierte el foco de atención en las certificaciones, cuya gestión puede ser laboriosa y cara.

¿Cuáles son los potenciales de ahorro que se derivan de la digitalización de la gestión de la certificación? Una pregunta que se me hace cada vez con mayor frecuencia como asesor comercial de un proveedor de ERP para el sector de la alimentación y que quería responder en mi trabajo de fin de carrera. En el ejemplo de la certificación IFS, investigué la capacidad de digitalización de las auditorías en la industria alimentaria alemana, y entre otros, entrevisté a dos expertos de una de las principales empresas cárnicas de Alemania. Sus experiencias personales en el campo de la certificación y los problemas descritos en el proceso de certificación han sido incorporados en los criterios de selección de una herramienta digital para superar la jungla de auditorías que se puede transferir fácilmente al mercado internacional.

Cada vez más auditorías en el sector de la alimentación 

Cuando las empresas de alimentación diseñan sus procesos, éstas deben tener en cuenta los requisitos de varios sistemas de certificación. La certificación es esencial para que estas empresas se arraiguen en el comercio minorista, y por otro lado, documenta de forma fiable los procesos de fabricación y transformación para el consumidor. Para ello, debe tener en cuenta una gran variedad de auditorías: Certificados como IFS Food se usan principalmente para garantizar la calidad y la seguridad de los alimentos. Procedimientos como el concepto HACCP identifican y analizan riesgos potenciales y puntos de control críticos en la gestión de procesos.

El creciente número de auditorías y sistemas de certificación representa un reto organizativo para las pequeñas y regionales empresas alimentarias en Alemania, que implica un enorme esfuerzo en términos de costes, documentación y personal. La variación y variedad de los nuevos requisitos dificulta la integración de las innovaciones en los procesos existentes. Además, los requisitos cambian periódicamente y la información obtenida entre los distintos sistemas debe agruparse para cumplir los criterios de valoración.

Para satisfacer las necesidades, las empresas recurren cada vez más a los sistemas de gestión de la información: Estos simplifican las actividades periódicas previas a una auditoría y permiten una representación estructurada de la información relevante. Los proveedores de software también están llevando cada vez más sistemas de gestión de certificaciones al mercado.

Fundamentos de una auditoría

El volumen y la calidad de los datos juegan un papel decisivo para poder beneficiarse de una herramienta de gestión de certificación digitalizada. Para las certificaciones es necesario contar con información sobre los ámbitos siguientes:

• Procesos (p. ej. certificados sobre flujos de información, operaciones, etc.)
• Indicadores (p. ej. indicadores de un sistema ERP o bien indicadores libres)
• Documentos (p. ej. ficheros y contenidos multimedia)
• Responsabilidades (p. ej. organigrama)
• Procesos de mejora continuos (p. ej. proyectos y medidas)

La búsqueda y el procesamiento de la información relevante para las auditorías conllevan mucho tiempo y dinero - como confirmaron no sólo los expertos que entrevisté, sino que también lo he experimentado personalmente. En la práctica, el registro de los datos se realiza a menudo de forma descentralizada en muchos sistemas analógicos y digitales diferentes. A esto se añade una tendencia en el período previo a la auditoría: La tarea de preparación de los datos y la preparación de las auditorías ha dejado de ser puntual en el tiempo para convertirse en un trabajo continuo. El motivo son los intervalos de tiempo cada vez más cortos entre las auditorías y el número creciente de auditorías sin previo aviso. ¡Una tarea exigente!

Lo bueno es que se puede obtener un gran potencial de ahorro a través de la consulta centralizada de la información, que sólo es posible mediante la integración, conexión o ampliación del registro digitalizado de los datos. Un sistema ERP ofrece soporte al proceso de certificación, sin embargo el mantenimiento del sistema sólo puede ser realizado por personas detrás del mismo. Este esfuerzo se compensa posteriormente, ya que la eficiencia aumenta cuando la documentación se simplifica en el trabajo cotidiano de la empresa.

El mundo de la certificación del mañana

Sin embargo, ¿cómo puede digitalizarse la gestión de la certificación más allá de la centralización de la información?

Mi enfoque: El fundamento constituye un catálogo descriptivo de los requisitos individuales entre certificados que apunta a los certificados respectivos a través de una indexación. En profundidad, los criterios de prueba cuantitativos y cualitativos de las pruebas están estrechamente ligados con los requisitos específicos correspondientes. Esto se hace mediante un sistema cuantitativo de indicadores entre certificados con variables individuales asociadas. A continuación, se comprueba que los procesos de soporte y creación de valor añadido de todos los equipos y sistemas de software existentes se han tenido en cuenta en un sistema de gestión de la información, añadiendo una referencia a la fuente de datos original. Por ejemplo, se podría usar una cadena de bloques como plataforma para los certificados para el almacenamiento centralizado de todos los datos. A partir de ahí, los datos pueden ponerse a disposición no sólo para el acceso interno, sino también para el acceso externo, de forma selectiva y bajo demanda (por ejemplo, para los consumidores finales). Esto crea la transparencia exigida por el mercado para el consumidor final.

Cada empresa debe sopesar si merece la pena este enfoque con todas las oportunidades y riesgos que conlleva. Sin embargo, al menos vale la pena pensar en la recopilación y preparación de los datos correspondientes.

Autor: Philipp Beumers