Sistemas ERP para empresas lácteas – Siete preguntas, siete respuestas

Un sistema ERP es el sistema neural central de las empresas lácteas. Hasta ahora, todo bien. Sin embargo, a la hora de elegir un ERP, hay algunos puntos importantes a tener en cuenta, los cuales se extienden mucho más allá del futuro.

Los responsables de la toma de decisiones en las empresas lácteas deben tener en cuenta cada vez más factores en su negocio. Como en casi ningún otro sector, la producción está sujeta a influencias externas: factores tales como la volatilidad de los precios y la demanda, las exigencias sociales de mayor sostenibilidad y transparencia, mayores requisitos de garantía de calidad o modificaciones en las condiciones medioambientales obligan a la industria láctea a realizar cambios a veces muy costosos, siendo la práctica diaria ya bastante complicada. Porque las empresas lácteas deben garantizar su margen de producción, optimizando los costes de producción. Y aquellas que quieran producir de forma flexible y orientada al cliente, y por tanto, seguir siendo competitivas, no pueden evitar una digitalización permanente. 

Sin embargo, precisamente aquí radica el problema: cómo, con qué soluciones, y sobre todo: cómo evitar los problemas clásicos. En definitiva, a menudo son las mismas siete preguntas que me hacen muchos directores de empresa, de TI o de fábrica.

1. ¿Por qué hay tantas empresas lácteas que no están satisfechas con sus soluciones de TI?

Es un clásico: los nuevos sistemas ERP no específicos del sector a menudo se adaptan e individualizan durante un largo período de tiempo después de su implementación, ya que los sistemas estándar de la industria no satisfacen los requisitos originales o en desarrollo del sector lácteo. Entonces, ¿qué pasa?

Cada vez es más difícil adaptar las actualizaciones de los sistemas ERP a una solución propia y diseñada a medida. Y en algún momento dejará de funcionar. Muchas empresas optan entonces por externalizar las funciones necesarias a otras soluciones de TI. El resultado es una pérdida de sistemas y el descontento del sistema de TI así como de los directivos. 

2. ¿Qué es mejor con el ERP: software especial o "best of breed"?

En otras palabras, la empresa ha tomado el camino del software especializado desde hace mucho tiempo. En detalle, esto significa que las ventas se basan en un sistema CRM particularmente efectivo para captar nuevos clientes, la contabilidad utiliza un software financiero completo, una solución especial para la industria láctea se utiliza para el cálculo y el sistema ERP sólo se ocupa de la gestión de materiales y mercancías. Las soluciones especializadas son seguramente muy potentes y ofrecen características interesantes. Sin embargo, por lo general son más costosas en su adquisición, y los costes de implementación, mantenimiento y formación del personal también son más elevados.

Sin embargo, la pregunta crucial es: ¿necesita realmente una solución tan amplia y compleja para su actividad? Lo que a primera vista parece una solución eficaz con aplicaciones optimizadas para el respectivo sector, también está llegando rápidamente a los límites en el trabajo diario. Es necesario realizar el mantenimiento y mantener actualizados a todos estos sistemas. Estos requieren múltiples almacenamientos de datos y siempre necesitan una conexión fiable con otros sistemas. 

Lo que sucede a menudo: Los silos de datos. En concreto, esto significa que los datos sólo están disponibles en una aplicación, otros posibles usuarios no tienen acceso (o al menos no en tiempo real), o no saben realmente que existe esta información. Los diferentes sistemas de TI se interconectan -  si es que lo hacen - costosamente mediante interfaces e integradores de sistemas, pero el grado de integración no es muy elevado. Los datos de todos los sistemas, en particular los de gestión de calidad y producción, deben recopilarse y relacionarse manualmente a partir de las diferentes aplicaciones o Excel. La eficiencia es otra cosa. 

Es cierto que las tareas se han resuelto inicialmente, pero existe el riesgo de que los problemas se prolonguen. El resultado probable es un panorama de TI heterogéneo, y en algún momento, difícil de administrar y pagar, compuesto a partir de muchas soluciones de TI individuales.

La cuestión "Best of Breed" o el sistema completo va más allá de este punto. En definitiva, la cuestión es cuál de los sistemas ofrece la combinación óptima de adaptaciones individuales y mantenimiento sencillo. Esto puede ser un "best of breed", pero también puede ser un ERP del sector.

3. ¿Por qué una solución estándar suele prevalecer a una solución individualizada?

La idea del software estándar es representar las necesidades del mayor número posible de usuarios. PERO, una solución ERP, por ejemplo para la ingeniería mecánica, no puede representar los requisitos de una empresa alimentaria o una empresa láctea. Los sistemas ERP industriales para el sector alimentario requieren soluciones individuales, instalación, migración de datos, programación de la personalización, contratos de mantenimiento y licencias de usuario - y eso cuesta dinero.

Una solución basada fundamentalmente en los requisitos específicos de los alimentos soluciona este problema. No se trata de saber si un sistema tiene una estructura modular. Tiene que ser así, ya que no todas las empresas lácteas necesitan los mismos módulos en la implementación inicial. Sin embargo, la cuestión es si el sistema se utilizará en otros sectores alimentarios con requisitos similares, y si se puede ajustar la parametrización para su uso en el sector de la leche. Buenos ejemplos aquí son el desarrollo del producto así como las fórmulas y listas de componentes, que en muchos casos son similares en la industria alimentaria o cosmética. ¿Por qué no aprovechar el conocimiento y las soluciones Best Practice exitosas de la industria láctea y otros sectores similares que también pueden ayudar a su empresa? ¿Por qué no tener amplitud de miras dónde ya se han cumplido requisitos similares?

Más fácil aún si los servicios complementarios y constantemente actualizados, que exige el sectror lácteo, ya están implementados en un sistema para que estén disponibles para todos los usuarios del sector. Esto le permite tomar decisiones basándose en información fiable en tiempo real, trabajar de forma más eficiente con costes de producción más bajos, y al mismo tiempo, cumplir con las normas de calidad y la trazabilidad para el éxito de las exportaciones. Una planificación flexible de la producción incluye la gestión de los recursos y las materias primas, compensando así las fluctuaciones del mercado.

Esto representa un gran valor para el futuro y una inversión segura, ya que con las soluciones en una "versión estándar" tiene la ventaja de digitalizar los procesos y la producción, de manera que el software no tenga que ser modificado y la solución siempre esté funcionado.

4. ¿Por qué es la integración en el ERP el factor de éxito más importante?

Si introduce integración completa y ERP en Google, obtendrá (al 25.11.2021) 19.000 resultados. Si ha leído esto, probablemente sabrá mucho sobre características generales, procesos y tal vez incluso proveedores, pero no creo que haya llegado más lejos.

Desde el punto de vista de una empresa láctea, una integración completa debería representar un sistema que proporcione todos los programas necesarios en la versión estándar. Y con esto me refiero no sólo a los módulos clásicos (Gestión de mercancías: compras, cálculo de la demanda, logística y almacenamiento, producción ERP más: gestión de materiales, ventas, gestión del personal, contabilidad y finanzas, marketing, control), sino también a los componentes específicos de los alimentos como PPS (Planificación y control de la producción), trazabilidad, etiquetado, MES, gestión de calidad, gestión de certificaciones (auditoría) y Linecontrol, entre otros. A esto se añaden, por supuesto, los módulos específicos del sector lácteo, como la facturación y el balance del precio de la leche.

Lo que uno se ahorra es un complemento relativamente costoso de un sistema ERP industrial, y por lo tanto, la integración a través de APIs e interfaces. De este modo, desaparecen fácilmente aspectos como mucho esfuerzo, costes y disgustos porque todo se entrega de forma integrada. Por supuesto, todavía tiene que haber interfaces - probablemente conservará algunas soluciones individuales - pero sólo dónde sea necesario, y si es posible, en la versión estándar.

5. ¿Por qué el primer vistazo no conduce necesariamente a la solución correcta?

Nadie compra sin un análisis de proveedores. Eso es lo básico. Sin embargo, en el caso de decisiones de inversión de mayor alcance, como la de un sistema ERP, es muy importante, independientemente de los números y las informaciones, si el proveedor o el proveedor de servicios tienen en el futuro el potencial no sólo de mantener las soluciones actualizadas, sino también de seguir desarrollándolas. 

Integre desde el principio las compras en sus proyectos, pero aclare primero sus exigencias de forma exhaustiva. Una comparación de precios (basada a menudo en cifras de usuarios que ni siquiera son comparables, como usuario nominativo y concurrente) es sólo un factor, porque aquí no se han tenido en cuenta las interfaces, y tal vez incluso la integración vertical - lo que podría aumentar significativamente los costes. Por lo tanto, intente tener en cuenta todos los factores de costes, porque de lo contrario perderá algunas oportunidades. ¿O quiere eliminar a un potente proveedor/proveedor de servicios porque a primera vista parece demasiado caro?

6. ¿Por qué es tan importante visitar a los clientes de referencia?

Las visitas de referencia son un aspecto muy importante, si no el más importante, para la preselección de proveedores potenciales. Estos quieren saber cómo funciona la solución en la práctica.

Hable con los "actores del mercado" que conocen el ERP del sector de la leche. Deje que le muestren las referencias actuales y más recientes. Y comience su gira. El proveedor no tiene que estar presente, a menos que usted lo desee. El cliente de referencia debe informar abiertamente sobre el producto, no hace falta un acompañante. Tómese al menos un día completo, mire las soluciones y haga todas las preguntas, involucre a todos los actores de la empresa. Yo sé por experiencia: un cliente de referencia será completamente honesto, en un día aprenderá mucho sobre la solución, el proveedor, los retos y también las oportunidades de una solución.

7. ¿Por qué es el análisis real es un elemento importante en la elección del proveedor?

Entonces, ¿cómo encontrar un proveedor con el que realmente pueda desarrollar un concepto? Aquí se llega rápidamente a un punto crítico: no se deje engañar por ninguna promesa sobre el papel. Todos estos son puntos interesantes, pero la mayoría de las veces no son el punto de noquear su decisión. Porque, se pueden prometer muchas cosas, pero la implementación es, en definitiva, decisiva. Cuestione esta realidad en la visita de referencia y también en el análisis real, que es absolutamente recomendable. 

El análisis real de su proceso por parte de un proveedor potencial le da la oportunidad de conocer verdaderamente la calidad del proveedor, así como de cuestionar el conocimiento y las soluciones Best Practice de proyectos reales. Ahora se dará cuenta rápidamente de si este es el socio con el que puede implementar los procesos de cambio necesarios.

Un proveedor sólido también le mostrará abiertamente en esta fase las posibilidades de desarrollo que tiene más allá del estado real. Atención: A menudo, en el área ERP sólo se cuestionan los módulos clásicos de la gestión de mercancías. Sin embargo, los procesos deberían abordarse abiertamente en todos los departamentos. ¿Qué le están mostrando sus empleados? ¿Qué es lo que no va, lo que falta, lo que no funciona de modo óptimo? ¿Dónde hay que reelaborar algo? Un proveedor competente recogerá estos puntos como asesor, moderador y entrevistador, y los aclarará en detalle en los siguientes grupos de trabajo. 

En el contexto de la Industria 4.0, más allá de estos temas comerciales, habría que examinar la producción. A menudo, se apuesta por soluciones middleware, como MES, sin pensar en el procesamiento posterior de estos datos ("silos"). La conexión y el intercambio de datos cada vez más amplios de los sistemas de producción exigen también un análisis de todos los datos de producción. Sólo los detalles y las interfaces exactas a definir para los sistemas SCADA existentes, las instalaciones autónomas, las básculas, las etiquetadoras y los sensores pueden incluirse sucesivamente. Por supuesto, existen diferencias individuales: mientras que para una empresa láctea son importantes en la actualidad sólo el sistema de inspección por rayos X o la impresora, otra puede beneficiarse de un control de producción amplio con intercambio de datos (datos planificados/datos reales).

Evite seleccionar proveedores potenciales basándose únicamente en criterios de papel y datos. Esto sólo produciría desilusiones por la imposibilidad de ejecutar los proyectos en el futuro, tanto en términos de volumen como de calidad y en los plazos previstos, así como por la imposibilidad de ejecutar los subproyectos previstos posteriormente. Un análisis real puede ser costoso, pero le da la oportunidad de reconsiderar la planificación de su proyecto así como de los escenarios de selección planificados, y mejorar significativamente la calidad. 

Conclusión

Se necesita tiempo para encontrar un proveedor que se adapte a los requisitos y las necesidades de las empresas lácteas - tiempo para visitas de referencia, análisis real y entrevistas. Pero vale la pena: un proveedor de servicios especializado en ERP proporciona a las empresas lácteas, además de asesoramiento ERP, un concepto diseñado a medida y una estrategia de ERP y digitalización, la cual permite una implementación exitosa del proyecto. Debería considerar claramente sus necesidades prospectivas a la hora de elegir un proveedor potencial. Con un sistema ERP instalado, trabajará 10, 15 años o más. Sin embargo, para ello es necesario no sólo un desarrollo constante del sistema ERP, por ejemplo, a través de release, sino también la capacidad básica para una integración vertical.

China está actualmente definiendo los estándares para todas las empresas lácteas con el proyecto "Made in China 2025". En este país, estos mismos cambios se vienen aplicando paso a paso, ya que también tienen que salir rentables. ¡PERO si la respuesta a la pregunta sobre la rentabilidad es positiva, no debería dudar más!

Michael Tenbeitel