El sistema ERP – Todo lo que las empresas alimentarias necesitan saber

Desde hace décadas, los sistemas ERP están firmemente arraigados en el panorama tecnológico de las empresas alimentarias. Pero, ¿qué ha de poder hacer un ERP, cómo se elige y qué papel desempeña en la digitalización? He aquí una visión general del software, el cual se está convirtiendo cada vez más en el sistema neural central de la industria alimentaria.

¿Qué es un sistema ERP y para qué se necesita en la producción de alimentos?

ERP significa Enterprise Resource Planning o Planificación de Recursos Empresariales, y se refiere a un software para la gestión empresarial. Un sistema ERP permite a las empresas alimentarias gestionar y optimizar sus procesos de negocio - desde compras, pasando por contabilidad, finanzas, recursos humanos y producción, hasta logística. Por lo tanto, el ERP es el software para mantener la empresa en marcha. Realizar el pedido de materias primas, procesar pedidos, gestionar y optimizar fórmulas, escribir facturas, planificar la producción, etc. etc. etc.

Sistema ERP buenos funcionan sin necesidad de software externo en ámbitos clave importantes, proporcionando datos coherentes a todos los departamentos y actores de una empresa alimentaria. Lo que parece teórico, en la práctica garantiza procesos rápidos y eficaces: Cuando entra un pedido de cliente en la tienda virtual o mediante EDI, se comprueba automáticamente la disponibilidad en el almacén, se informa al planificador de la producción y se inicia el proceso de picking. Sin interrupciones o cambios de formato.

Para las empresas productoras es muy ventajoso que el ERP represente adicionalmente los procesos de producción, es decir, que también asuma la función de un sistema MES. Estos sistemas son capaces de registrar y procesar datos operativos de forma automatizada, mejorar el rendimiento de la máquina o bien determinar los índices de OEE, y por lo tanto, detectar campos de optimización.

Esta combinación de inteligencia comercial, económica y técnico-productiva convierte al ERP en un componente central de la Industria 4.0 en el sector alimentario. Por lo tanto, no es de extrañar que los sistemas ERP se utilicen bien desde hace mucho tiempo: En nuestro estudio de digitalización de 2020, el ERP es, con diferencia, el más maduro en el entorno de TI y tecnológico de las empresas - alrededor del 58% de las empresas lo utilizan, y para otro 31% está en fase de planificación o de gran interés.

¿Qué papel juega el sistema ERP en la digitalización de las empresas de alimentación?

El sistema ERP es el software principal para el procesamiento de datos. Siempre ha sido así - pero nunca ha sido tan importante como en la actualidad. Debido a la megatendencia de la digitalización, la importancia del ERP está cambiando: Lo que antes era un recurso para el soporte operativo a las empresas, ahora es un componente estratégico importante:  

1. Como núcleo de datos y procesos, el ERP participa en cada proyecto de digitalización. Cuando las empresas lácteas quieren rastrear sus lotes con RFID, cuando los productores de salchichas quieren aumentar su OEE (Efectividad global de los equipos), o si se quiere crear una tienda web B2B para sus clientes: Las mejoras en la cadena de suministro, la gestión, la producción o las ventas se nutren en la mayoría de los casos de los datos del ERP. Lo mismo puede decirse si desea incorporar Blockchain e Inteligencia Artificial en su estrategia de digitalización o bien construir la fábrica de alimentos inteligente. Sin el ERP en segundo plano, ninguna de las dos cosas se convertirá en realidad.
2. Una buena gestión de datos con el ERP es la base ideal para un proceso de mejora continuo. Porque, las decisiones basadas en datos han demostrado ser un factor de éxito esencial en la producción moderna de alimentos. Por ello, la empresa californiana Courage Production utiliza el ERP no sólo para tareas rutinarias, sino también para aportar una mayor racionalidad al trabajo cotidiano de la empresa con la información correcta desde el ámbito de la producción: a la hora de decidir qué producto entra en qué cámara de ahumado, en el cálculo del orden óptimo de producción o cuando se trata de reducir la merma en la empresa. Incluso si los datos del sistema ERP se vinculan a los de otros sistemas, las decisiones pueden incluso automatizarse, como ocurre con el aprendizaje automático.
3. Sin olvidar la cuestión de la reducción de costes. Un vistazo a los márgenes del sector, muestra lo importante que es esto: Según CSIMarket, el margen de beneficio bruto para la industria de transformación de alimentos en 2019 fue del 22,05 %. - muy por debajo de la media global del mercado, que fue del 49,4%. Quién no aproveche todas las posibilidades de digitalización en esta situación y entienda el sistema ERP como un reductor de costes, se enfrenta a tiempos difíciles. Sin embargo, si se analizan los procesos de creación de valor en el sector, muchas empresas se encuentran en sus comienzos. Todavía casi el 68 por ciento de las mismas utilizan papel cuando trabajan con el sistema ERP (Estudio de CSB 2020) - una situación, de la que empresas totalmente digitalizadas como Wolf ya se despidieron hace años.

Conclusión: Ya sea el sector de la panadería, los productos lácteos, la carne o las bebidas - con el ERP tendrá la mejor base para su digitalización. Con independencia que desee adelantar sus procesos digitalmente, ampliar su modelo de negocio o simplemente agilizar la producción. Pero también es cierto: Hasta la fecha, sólo el 22% de las empresas alimentarias gestionan su flujo de información y material en el nivel de producción a través del ERP (estudio de CSB 2020). ¿A qué se debe? Seguramente porque todavía hay muchos sistemas anticuados o inadecuados en la práctica. Por lo tanto, es probable que la digitalización obligue a una u otra empresa a un cambio, ya que la transformación sin un ERP moderno es imposible.

¿Qué funciones debe tener un ERP para que realmente ayude a una empresa de alimentación?

No hay sector como la industria alimentaria – y el ERP debe, por supuesto, representar las muchas particularidades del sector de la mejor manera posible. Las exigencias de las empresas son elevadas y las diferencias dentro del sector son grandes: Mientras que las empresas cárnicas necesitan un cálculo de despiece, las de lácteos se benefician de una liquidación del precio de la leche y los grandes panaderos necesitan conectar los silos.

Sin embargo, a pesar de todas las diferencias, también hay algunos elementos imprescindibles que se aplican a todas las empresas:

1. El ERP debe ser capaz de proporcionar información precisa sobre los costes de todos los componentes, tales como productos acabados, coproductos y productos auxiliares. Se trata de un punto crucial para el cálculo de los costes de materiales y de producción así como para la fijación de precios.
2. Asegúrese de que el sistema no tenga problemas con la representación y optimización de fórmulas, listas de componentes y cálculos de productos.
3. Evaluaciones, aportes de cobertura, monitoreo de procesos y productos: Sólo cuando la información y los indicadores más importantes proceden del ERP con pulsar un botón, los responsables de la toma de decisiones pueden sacar el máximo provecho de la operación.
4. El software debe permitir la manipulación automatizada de pesos variables. De lo contrario, la marcación de los precios se ve perjudicada, sobre todo en el caso de los productos no igualados.
5. La planificación de la producción debe tener en cuenta los requisitos de la producción de frescos e incluir los datos de cada fase de valor añadido para la previsión y el cálculo de los tamaños de lotes óptimos. De este modo, se puede mitigar el inconveniente de que los datos de ventas del punto de contacto más importante -el comercio minorista de alimentación- sigan siendo a menudo una caja negra.
6. El coronavirus ha hecho que la movilidad sea aún más crítica. Si se quiere que un número reducido de empleados trabaje in situ, los demás deben tener acceso a los datos básicos del sistema ERP. Flujos de trabajo, direcciones de documentos, evaluaciones: todo esto debe estar en funcionamiento en todo momento, incluso mediante acceso remoto.
7. Otro criterio decisivo es la organización de la trazabilidad mediante software. Los observadores del mercado estiman que los consumidores del mañana valorarán aún más la transparencia y querrán conocer toda la historia de sus alimentos. El ERP debe hacer visibles estos flujos de mercancías y datos, también para el consumidor del comercio minorista de alimentación.

Hablando de comercio minorista de alimentación. Además de EDI, la mayoría de las empresas necesitan un amplio conjunto de funciones y tecnologías para entrar en el comercio minorista de alimentación. Porque éste exige mucho a sus proveedores – y no vacila en el pago de multas si un proveedor tiene dificultades de suministro. Un buen medio para ello son las herramientas integradas de planificación y disposición, un registro de datos completo o incluso soluciones especiales de picking.

Con estas funciones, el ERP ayuda finalmente a todos los implicados: La dirección y los gerentes pueden tomar mejores decisiones con ayuda del procesamiento de datos centralizado, ya que tienen acceso rápido a análisis e informes. En el nivel de producción, la calidad del producto y del proceso se beneficia del flujo continuo de datos. Y los clientes están encantados con cadenas de suministro fiables y puntuales de sus proveedores.

¿Qué se debe tener en cuenta a la hora de elegir un sistema ERP?

La elección de la mejor solución ERP es uno de los mayores retos para los responsables de la toma de decisiones de la industria alimentaria. Y el riesgo de apostar por el caballo equivocado es mucho mayor que con otros bienes de inversión. En caso de necesidad, una máquina puede sustituirse fácilmente por otra, pero un software ERP interviene en todos los ámbitos - lo que dificulta el cambio a otro sistema. Por encima de todo, las ofertas de los proveedores son poco comparables. ¿Cómo se llega al objetivo de forma segura?

El factor decisivo en la elección es naturalmente la orientación al sector del software. Un sistema ERP, que represente bien los procesos de negocio del sector alimentario en la versión estándar, siempre es una ventaja. Esto se refleja, por ejemplo, en una introducción más rápida, en el funcionamiento diario, y sobre todo, en el cambio de versión. Además, el socio del ERP y su personal deben ser expertos en el sector de la alimentación, ya que sin el asesor local adecuado no funciona nada. Los mejores asesores viven entre dos mundos: la tecnología de la información y la industria alimentaria. Sólo entonces todos los participantes hablarán el mismo idioma.

Haga estas tres preguntas si tiene una entrevista con su socio ERP potencial:  

1. ¿Se ha desarrollado el software en un principio para satisfacer las necesidades del sector de la alimentación? → Sólo entonces podrá hacerlo realmente, con soluciones Best Practices, que también pueden ponerse en práctica de forma directa.
2. ¿Cuál es la cualificación de los asesores? ¿Hay panaderos, carniceros, ingenieros de alimentos? → En ese caso, no sólo compra un software, sino también experiencia humana y el conocimiento del sector necesario. Esta combinación terminará siendo la mejor capaz de entender y resolver sus problemas.
3. ¿Qué referencias puede tener el proveedor específicamente en su sector? ¿Y se pueden hacer visitas de referencia (virtuales)? → Aquí puede aclarar las cuestiones más importantes en un diálogo directo con los usuarios.

La integración es otro criterio importante. Cuantas menos interfaces tenga en los procesos centrales, más rápido y seguro podrá acceder a datos importantes de los ámbitos de almacenes, producción o cálculo. Por lo tanto, hay buenas razones por las que muchas empresas alimentarias, como Naabtaler, beckers bester, las plantas de producción Edeka, pero también las relativamente pequeñas, como la carnicería Juffinger del Tirol, están siguiendo este camino.

Sin embargo, el significado de la palabra "integración ERP" ha cambiado notablemente con el aumento del software especializado y diferenciado. Lo que antes significaba "todo en un único sistema", hoy en día se refiere a la capacidad del software ERP de integrar soluciones informáticas externas a través de interfaces: Sistemas CRM para el comercio de alimentación, sistemas de tienda para el comercio electrónico, herramientas de automatización de marketing, software de optimización de rutas, etc. Ningún proveedor de ERP en el mundo puede desarrollar por sí mismo la solución adecuada para cada caso de uso.

Hay muchos otros criterios que debe tener en cuenta a la hora de elegir el sistema ERP. En nuestro whitepaper sobre la selección del ERP, hemos recopilado lo más importante para usted. O bien puede echar un vistazo a webinar de expertos sobre el tema.

¿Por qué es importante el tamaño de la empresa en el ERP?

La solución ERP que se adecue a cada empresa, también depende del tamaño de la misma. Se da la siguiente recomendación general:

1. Las empresas pequeñas o las empresas de nueva creación de alimentación son las más propensas a contentarse con una solución estándar simple y preconfigurada (Basic ERP). Esto reduce los costes de inversión, y en el mejor de los casos, ahorra incluso un empleado de TI propio.
2. Las pymes suelen necesitar una solución más individualizada para representar los procesos de producción de alimentos que se han desarrollado a lo largo de los años (Industry ERP). Aquí se incluyen las especificaciones del sector más importantes dentro del estándar, pero se pueden diseñar de forma individualizada.
3. Para las empresas alimentarias, los sistemas son especialmente adecuados para las plantas de producción (Factory ERP), mientras que un ERP superior se ocupa de las funciones relacionadas con los recursos humanos, las finanzas y el control.

Podemos concluir que: Si se introduce una solución ERP que no se adecúa al tamaño de la empresa, es difícil alcanzar los objetivos del proyecto así como los objetivos del proyecto asociados con el software. Ya sea porque se tiene que convivir con una complejidad demasiado alta, porque el software es demasiado inflexible o porque no puede crecer junto con la empresa.

¿ERP en la nube, ERP on-premise, ERP híbrido? ¿Cuál es la configuración correcta para las empresas alimentarias? 

Ahora la pregunta crucial sobre el ERP: ¿Qué modelo de negocio se adapta mejor a mi empresa - prefiero un sistema basado en la nube, on-premise o una combinación de ambos?  

Si se observa la evolución actual del mercado, todo parece indicar que la nube es favorable. Los analistas de SoftSelect no son los únicos que identifican la adquisición de software en la nube como uno de los campos de mayor crecimiento de TI. La tenaz ofensiva de comercialización de SAP también puede interpretarse en este sentido. El proveedor de ERP hace que sus clientes se muden a la nube con el nombre de "Crezca con SAP."

Pero, ¿es cierto que los argumentos típicos a favor de la nube se aplican también a la industria alimentaria? Una mirada a la práctica de las empresas productoras plantea al menos dudas. Aquí es más importante que en otros sectores que el procesamiento de los datos sea rápido y estable en la planta - por ejemplo, cuando las etiquetas, los pesos y los precios deben imprimirse de forma automatizada. Esto no quiere decir que los ERP en la nube no sean beneficiosos:

• Reducción de costes: Se ahorra la inversión en servidores propios, hardware costoso así como personal cualificado (que es cada vez más difícil de encontrar).
• Ahorro de tiempo: Uno no tiene que ocuparse de mantener el sistema ERP y el hardware actualizados. Esto ahorra un tiempo valioso.
• Escalabilidad: Es posible agregar o eliminar recursos de TI en el menor tiempo y de forma rentable.

Donde hay luz, hay también sombra:

• Deficiencias funcionales: Las soluciones en la nube a menudo tienen limitaciones funcionales, ya que están más estandarizadas. Esto reduce el margen de maniobra de las empresas usuarias a la hora de "ajustar" sus propios procesos, a menudo muy complejos.
• Seguridad engañosa: Quién crea que con el cambio a la nube, la tecnología informática de su empresa se convertirá automáticamente en un sistema de alta seguridad, se equivoca. La seguridad de los datos requiere centros de datos seguros, por lo que se debe examinar detenidamente el concepto del proveedor. Georredundancia - es decir, el almacenamiento de copias de seguridad en un centro de datos geográficamente remoto - es una palabra clave importante en este caso.
• Lo que queda es un cálculo preciso: No siempre está claro si al final una solución en la nube reduce realmente los costes de TI. Aquí también puede haber sorpresas.

Nube o no nube - esta es la pregunta que debe hacerse como parte de su estrategia básica de TI. Y la respuesta varía en función de los responsables de la toma de decisiones. Un jefe de TI verá el tema de forma diferente a un gerente que trabaja con datos y quiere tener una visión general en todo momento y en cualquier lugar. Mi opinión al respecto es que las empresas emergentes, las empresas comerciales y las empresas con procesos ampliamente estandarizados pueden pensar en un ERP en la nube más que las empresas con etapas de creación de valor y procesos complejos. Aquí funcionarían mejor las soluciones on-premise. Lo mismo puede decirse de las empresas alimentarias, para las que la tecnología de la información en el nivel de producción constituye un factor diferenciador frente a la competencia.

O puede tomar el camino híbrido, combinando la flexibilidad de la nube con las ventajas de rendimiento que ofrece un servidor propio. En la producción, se mantiene el tradicional ERP on-premise y se transfiere la gestión de datos de ventas o marketing a la nube. Lea ahora el artículo sobre Sistemas ERP híbridos en la industria alimentaria.

¿Qué es importante en la implementación de un sistema ERP?

Por último, pero no menos importante: Quién haya dedicado mucho esfuerzo a la elección, debe dedicar tiempo y recursos suficientes para la implementación del sistema ERP. Precisamente aquí está repleto de trampas que, en casos extremos, pueden conducir a una costosa paralización del proyecto. Incluso los gigantes del sector, como Lidl y Haribo, saben lo rápido que un gran entusiasmo puede convertirse en una profunda desilusión. Ambos han tenido proyectos de ERP difíciles, ambos han tenido graves problemas. Pero ellos no son la excepción: Los analistas de Gartner estiman que hasta el 75% de los proyectos fracasan. 

Algunos consejos básicos sobre cómo las empresas alimentarias deben abordar la implantación de un nuevo sistema ERP:

1. Haga que todos los implicados y su gerencia participen desde el principio. Consulte con los departamentos técnicos acerca de sus deseos y déles derecho a voto en la selección. Esto le permitirá crear compromiso y asegurarse de que el conocimiento existente sobre los procesos se incorpore a la solución.
2. Planifique estratégicamente la implementación: Defina el alcance, el presupuesto, los recursos, el tiempo y la calidad del proyecto para evaluarlo en función de estos parámetros. Para ello, guíese por los procesos y campos de negocio básicos definidos previamente. Pregunte también a sus asesores por métodos ágiles - estos ayudan a ahorrar tiempo.
3. Para que una migración sea rápida, es necesario procesar, limpiar y convertir los datos - una tarea que debe tener en cuenta todos los datos maestros y de movimientos así como planificarse con bastante tiempo. Atención: ¡Piense en el archivado a prueba de revisión de los datos no aceptados!
4. Una buena documentación es importante desde el principio. Esto comienza con un pliego de condiciones y continúa hasta la documentación fiscal de la transición al nuevo sistema.
5. Aclare las responsabilidades y asegúrense de que todo el mundo sepa que la implantación del nuevo sistema es lo más importante.
6. Asegúrese de que se disponen de los recursos suficientes para la implementación. El control, la supervisión y la gestión del proyecto también cuestan tiempo y dinero. No es raro que los problemas de personal retrasen la puesta en marcha real.
7. Verifique antes de poner en marcha. Tal vez sea mejor hacerlo primero en un ámbito parcial o dejar que el sistema antiguo funcione en paralelo durante un tiempo.
8. No comience demasiado tarde con la formación – y dé a los usuarios avanzados formación más intensiva desde el principio.
9. Planifique las optimizaciones. A menudo, las adaptaciones y ampliaciones significativas sólo surgen durante la implementación.

Al igual que con la elección de la solución ERP correcta, también se aplica durante la implementación: Lo que funciona en una empresa alimentaria, está lejos de ser una receta de éxito universal. Por ello, es importante que, al seleccionar el sistema ERP, se preste especial atención a que un equipo de asesores experimentado y disponible pueda ayudar a superar los obstáculos iniciales. Sin embargo: Muchas cosas pueden y deben suceder en la propia empresa – entonces también funcionará con la implantación del ERP.

Timo Schaffrath