ERP-systeem voor zuivelbedrijven - zeven vragen, zeven antwoorden

Een ERP-systeem is het centrale zenuwstelsel van zuivelbedrijven. Tot zover alles goed. Er zijn echter een aantal essentiële punten die u in overweging moet nemen wanneer u voor een ERP kiest, omdat het effecten zal hebben die tot ver in de toekomst zullen reiken.

Zuivelmanagers moeten rekening houden met een groeiend aantal factoren in hun bedrijf. Anders dan in elke andere sector is de productie onderhevig aan invloeden van buitenaf: volatiele prijzen en vraag, de maatschappelijke vraag naar meer duurzaamheid en transparantie, toenemende eisen aan kwaliteitsborging, of veranderende milieuomstandigheden. Deze factoren dwingen de zuivelindustrie om (soms vrij dure) veranderingen door te voeren. Toch is de dagelijkse gang van zaken al moeilijk genoeg. Zuivelbedrijven moeten hun brutomarges veiligstellen door de productiekosten te optimaliseren. Als je streeft naar klantgerichte en flexibele productie om je bedrijf concurrerend te houden, ontkom je niet aan permanente digitalisering.

Hier ligt het probleem: hoe kunt u dit bereiken? Welke oplossingen kunt u gebruiken? Hoe kunt u de klassieke problemen vermijden? Uiteindelijk komt het vaak neer op dezelfde zeven vragen die mij door veel bedrijfsleiders, IT-managers en fabrieksmanagers worden gesteld.

1. Waarom zijn zoveel zuivelbedrijven ongelukkig met hun IT-oplossingen?

Een typisch geval in deze branche: nieuwe niet-bedrijfstakspecifieke ERP-systemen worden vaak na de implementatie over een langere periode aangepast en op maat gemaakt, omdat de standaardsystemen in deze branche niet voldoen aan de initiële of evoluerende vereisten van de zuivelsector. Wat gebeurt er dan?

Het kost steeds meer tijd en geld om de updates van het ERP-systeem aan te passen aan uw op maat gemaakte oplossing - tot op een punt waarop dit niet meer mogelijk is. De uitweg die veel bedrijven kiezen, is het overhevelen van noodzakelijke functies naar andere IT-oplossingen. Het resultaat: een wirwar van systemen en ontevredenheid bij IT en het uitvoerend management.

2. Wat is beter, gespecialiseerde software of "best of breed"?

Met andere woorden, het bedrijf heeft lang gekozen voor gespecialiseerde software. Dat betekent concreet: sales kiest voor een bijzonder effectief CRM-systeem voor het werven van nieuwe klanten; de boekhouding vertrouwt op een uitgebreide financiële software; voor de kostenberekening wordt een speciale oplossing voor de zuivelindustrie gebruikt; en het ERP-systeem heeft alleen betrekking op materiaal- en toeleveringsketenbeheer. Gespecialiseerde oplossingen zijn zeker zeer krachtig en bieden interessante mogelijkheden. Uiteindelijk zijn ze meestal duurder in aanschaf en implementatie, en zijn de prijzen voor onderhoud en opleiding van het personeel hoger.

De cruciale vraag is: hebt u voor uw taken wel zo'n uitgebreide, complexe oplossing nodig? Wat op het eerste gezicht een efficiënte oplossing lijkt met geoptimaliseerde toepassingen voor het betrokken gebied, zal in het dagelijkse werk al snel zijn grenzen bereiken. Al deze systemen moeten worden onderhouden en up-to-date worden gehouden. Bovendien hebben zij een veelvoud van gegevensopslag nodig, alsmede een constante koppeling met andere systemen.

Wat we vaak zien, zijn datasilo's. Dit betekent dat de gegevens slechts beschikbaar zijn in één enkele toepassing, en dat andere potentiële gebruikers geen toegang hebben (niet in real time) of zelfs niet weten dat deze informatie beschikbaar is. Met een ondiep integratieniveau. In moeizaam manueel werk moeten de gegevens uit alle systemen, vooral uit kwaliteitsbeheer en productie, uit de verschillende toepassingen of Excel worden verzameld en met elkaar in verband worden gebracht. Dit is op geen enkele manier efficiënt.

U hebt de taak misschien voorlopig opgelost, maar het risico bestaat dat u de problemen gewoon voor u uitschuift. Het meest waarschijnlijke resultaat is een heterogeen IT-landschap dat bestaat uit vele enkelvoudige IT-oplossingen die op een gegeven moment moeilijk te beheren zullen zijn en die nauwelijks betaalbaar zullen zijn.

De vraag naar het beste van het beste of het beste van het beste systeem slaat de plank mis. Uiteindelijk gaat het erom welk van de systemen de optimale combinatie biedt van individuele aanpassingen en eenvoudig onderhoud. Dat zou best of breed kunnen zijn, maar het zou ook een ERP voor de industrie kunnen zijn.

3. Waarom wint een standaardoplossing het meestal van een individuele oplossing?

Het idee van een standaard software is om de behoeften van zo veel mogelijk gebruikers te dekken. MAAR, een ERP-oplossing voor bijvoorbeeld een engineeringbedrijf kan niet voldoen aan de eisen van een voedingsbedrijf of een zuivelfabriek. ERP-systemen voor de niet-voedingsindustrie vereisen individuele oplossingen, installatie, gegevensmigratie, maatwerk, onderhoudscontracten en gebruikerslicenties - dit alles heeft zijn prijs.

Dit probleem kan worden opgelost met een oplossing die in het algemeen voortbouwt op food-specifieke eisen. Het is niet de vraag of een systeem een modulaire architectuur heeft. Dit is een must, omdat niet alle zuivelbedrijven bij de eerste implementatie dezelfde modules gebruiken. Het gaat er veeleer om of het systeem wordt gebruikt in andere voedingsgebieden met vergelijkbare vereisten, zodat aanpassingen in de parameterinstellingen het klaar zouden maken voor gebruik in uw zuivelfabriek. Enkele goede voorbeelden zijn productontwikkeling, recepten en stuklijsten die in de voedingsmiddelen- of cosmetica-industrie vaak vrij gelijkaardig zijn. Waarom zou u geen gebruik maken van de kennis en best-practice oplossingen uit de zuivelsector of soortgelijke industrieën die ook u in uw bedrijf zouden kunnen helpen? Waarom zou u niet buiten de gebaande paden denken en nagaan waar reeds aan soortgelijke eisen is voldaan?

Dit zal nog gemakkelijker gaan als de bijgewerkte of aanvullende diensten waar de zuivelindustrie om vraagt, al in een systeem zijn geïmplementeerd zodat ze beschikbaar zijn voor alle gebruikers in de zuivelindustrie. Zo kunt u beslissingen nemen op basis van betrouwbare realtime-informatie, efficiënter werken tegen lagere productiekosten en tegelijkertijd de naleving van kwaliteitsnormen en de traceerbaarheid voor een succesvolle exporthandel garanderen. Flexibele productieplanning omvat ook het beheer van middelen en grondstoffen om eventuele marktvolatiliteit te compenseren.

Met een hoge toekomstwaarde is dit een veilige investering. Het voordeel van een "standaard"-oplossing is dat uw processen en uw productie worden gedigitaliseerd zonder dat u de software hoeft aan te passen, zodat uw systeemoplossing geschikt blijft voor release. 

4. Waarom is integratie de belangrijkste factor voor succes?

Een Google-zoekopdracht naar volledige integratie en ERP levert 19.100 resultaten op (op 25 november 2021). Als u dit allemaal leest, zult u zeker veel te weten komen over algemene kenmerken, processen en misschien ook leveranciers - maar zoals ik het zie, brengt dit u niet verder.

Vanuit het oogpunt van een zuivelonderneming moet een volledige integratie worden afgebeeld in een systeem dat alle benodigde programma's in zijn standaardversie levert. Ik heb het dan niet alleen over de klassieke modules (SCM: inkoop, planning van materiaalbehoeften, logistiek en opslag, productie-ERP; plus: materiaalbeheer, verkoop, HR-beheer, financiën en boekhouding, marketing, controlling), maar ook over voedingsmiddelen-specifieke onderdelen als APS (advanced planning and scheduling), traceerbaarheid, etikettering, MES, QM/QS, certificatiebeheer (auditing) en lijncontrole, om er maar een paar te noemen. Daarnaast hebt u zuivelspecifieke modules nodig, zoals de betaling van de melk en de vereffening van de rekeningen.

Uiteindelijk vermijdt u de ietwat omslachtige taak om functies in een ERP-systeem voor de industrie aan te vullen, waarvoor de integratie via API's en interfaces nodig zou zijn. Het bespaart u veel werk, geld en moeite omdat alles een integraal onderdeel van het pakket is. U zult waarschijnlijk vasthouden aan enkele van uw individuele oplossingen, dus u hebt wel enkele interfaces nodig (idealiter standaard interfaces), maar alleen waar u niet zonder kunt.

 5. Waarom heeft u bedenkingen bij een oplossing die op het eerste gezicht ideaal leek?

Geen aankopen zonder leveranciersscores. Dat is een must. Een ingrijpende investeringsbeslissing zoals voor een ERP-systeem vraagt, los van de feiten en cijfers, om een goede beoordeling of de leverancier of dienstverlener de potentie heeft om de oplossingen up to date te houden en doorontwikkeling te borgen.

Schakel uw inkoopafdeling zo vroeg mogelijk in. Maar voordat u dat doet, moet u duidelijk zijn over uw eisen. Een prijsvergelijking (vaak gebaseerd op nauwelijks vergelijkbare gebruikersaantallen zoals named users of concurrent users) is slechts één factor, omdat daarbij geen rekening wordt gehouden met de interfaces of de verticale integratie - wat tot een aanzienlijke kostenstijging kan leiden. Probeer in plaats daarvan alle kostenfactoren in overweging te nemen om geen kansen te missen, of u loopt het risico een aanbieder uit de race te laten vallen, alleen omdat het aanbod op het eerste gezicht te duur lijkt.

 6. Waarom is het belangrijk om referentieklanten te bezoeken?

Het is een conditio sine qua non. Referentiebezoeken zijn een belangrijk punt, zo niet het belangrijkste, voordat u een shortlist maakt van een potentiële leverancier. U wilt de oplossing immers in de praktijk aan het werk zien.

Praat met de marktspelers die de zuivel ERP business kennen. Laat ze u de laatste referenties tonen. En dan begin je aan je rondleiding. De leverancier hoeft niet mee, tenzij u erop staat. De referentieklanten moeten openhartig zijn in hun verslagen, u wilt geen waakhond erbij. Neem de tijd - minstens een volledige dag - en bekijk het systeem in actie. Stel alle vragen, en betrek alle belanghebbenden bij het bedrijf. Ik weet uit ervaring dat een referentieklant eerlijk tegen u zal zijn. In één dag kom je veel te weten over de oplossing, over de leverancier, over de uitdagingen, en over de voordelen van een oplossing.

 7. Waarom is de current-state analyse een belangrijk element in de leveranciersselectie?

Hoe vind je een verkoper met wie je daadwerkelijk een concept zou kunnen ontwikkelen? Dit is meestal de kern van de zaak: laat u niet misleiden door beloften en kletspraatjes op papier. Dit kunnen interessante punten zijn, maar ze zijn niet doorslaggevend voor uw beslissing. Er kan veel worden beloofd, maar uiteindelijk is het de uitvoering die telt. Probeer deze realiteit te doorgronden tijdens uw referentiebezoek, en ook tijdens de - sterk aanbevolen - huidige-statusanalyse.

De current-state analyse van uw processen door een potentiële leverancier biedt u de kans om de echte kwaliteit van de leverancier te zien en om de expertise en de best-practice oplossingen uit echte projecten aan de kaak te stellen. U zult snel te weten komen of dit de partner is met wie u de nodige veranderingsprocessen zou kunnen implementeren.

In dit stadium zal een betrouwbare leverancier duidelijk het ontwikkelingspotentieel van uw bedrijf aantonen dat verder gaat dan de huidige toestand. Maar wees gewaarschuwd, op het gebied van ERP wordt meestal alleen het traditionele SCM onder de loep genomen, naast de ERP-modules. Toch moeten de processen openlijk worden besproken in alle afdelingen. Wat vertellen uw medewerkers u? Wat is slecht, wat loopt niet optimaal? Waar is herbewerking nodig? Een gekwalificeerde leverancier zal de rol van consultant, moderator en interviewer op zich nemen om deze punten te registreren en ze in detail te bespreken in verdere workshops.

In het licht van Industrie 4.0 moet u voorbij commerciële onderwerpen kijken en inzoomen op productie. Middleware-oplossingen, zoals MES, worden vaak gebruikt zonder na te denken over de verdere verwerking van deze gegevens (sleutelwoord: silo's). De onvermijdelijk complexe integratie en gegevensuitwisseling van het productiesysteem vraagt om de analyse van alle productiegegevens. Alleen de kleine details en de exacte interfacedefinities voor bestaande SCADA-systemen, stand-alone apparatuur, weegschalen, etiketteerders en sensoren kunnen later worden toegevoegd. Er zijn enkele individuele verschillen: terwijl de ene zuivelfabriek zich momenteel alleen richt op het röntgeninspectiesysteem of op de printers, zou een andere onderneming baat hebben bij een uitgebreide productiecontrole met gegevensuitwisseling (plan/actuele gegevens).

Vermijd het selecteren van potentiële leveranciers louter op basis van papier- en datacriteria. Het enige wat u zou krijgen is teleurstelling omdat het project niet kon worden uitgevoerd met de geplande reikwijdte, kwaliteit en planning, en deelprojecten helemaal niet werden uitgevoerd. Een analyse van de huidige toestand kan wat werk met zich meebrengen, maar het geeft u de kans om uw projectschema en de geplande selectiescenario's opnieuw te bekijken, en om de kwaliteit aanzienlijk te verbeteren.

Conclusie
Het kost tijd om een leverancier te vinden die aan de eisen en behoeften van zuivelbedrijven voldoet. Tijd voor referentiebezoeken, analyses van de huidige stand van zaken, en vergaderingen. Maar het is de moeite waard: van een gespecialiseerde ERP-dienstverlener krijgen zuivelbedrijven ERP-consultancy en een op maat gesneden concept plus een ERP- en digitaliseringsstrategie die de succesvolle implementatie van het project vergemakkelijkt. Bij de selectie van een potentiële leverancier moet u duidelijk rekening houden met uw verwachte vereisten. Eenmaal geïnstalleerd, zult u zo'n 10, 15 jaar of langer met uw ERP-systemen werken. Dit vereist echter niet alleen een voortdurende ontwikkeling van het ERP-systeem (zoals bijvoorbeeld in nieuwe releases), maar ook de algemene mogelijkheid tot verticale integratie.

Met zijn project "Made in China 2025" zet China de norm voor alle zuivelbedrijven. In dit land worden dezelfde veranderingen doorgevoerd, maar wel stapsgewijs, want deze veranderingen moeten wel rendabel zijn. MAAR, als u de rentabiliteitsvraag bevestigend beantwoordt, dan mag u niet langer aarzelen!

Heeft u nog vragen?