Oprogramowanie dla firm produkcyjnych
System ERP - o czym muszą wiedzieć producenci żywności
Systemy klasy ERP usprawniają funkcjonowanie zakładów produkcji żywności już od dekad. Ale co właściwie musi umieć system ERP, jak go wybrać i jaką rolę odgrywa on w procesie cyfryzacji zakładów produkcyjnych? Poniżej przedstawiamy parę pytań i odpowiedzi na temat oprogramowania, które w sektorze spożywczym stopniowo staje się odpowiednikiem centralnego układu nerwowego.
Spis treści
- Co to jest system ERP i jakie ma znaczenie dla producentów żywności?
- Jaką rolę odgrywa ERP w cyfryzacji firm spożywczych?
- Jakie funkcje musi mieć ERP dedykowany dla przemysłu spożywczego?
- Na co zwrócić uwagę przy wyborze ERP?
- ERP w chmurze, on-premise, a może rozwiązanie hybrydowe? Jakie rozwiązanie sprawdzi się w zakładach produkcji żywności?
- Jak pomyślnie wdrożyć system ERP?
Co to jest system ERP i jakie ma znaczenie dla producentów żywności?
ERP stanowi skrót od Enterprise Resource Planning (Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa). System klasy ERP służy do kompleksowego zarządzania przedsiębiorstwem, gwarantując wyższą efektywność i ciągłą optymalizację realizowanych procesów biznesowych. Dotyczy to procesów zachodzących we wszystkich obszarach przedsiębiorstwa, od zaopatrzenia poprzez produkcję i logistykę aż do księgowości i finansów. W skrócie, ERP zapewnia sprawne funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa. Co do zasady, nic nie dzieje się bez udziału ERP, czy to zamawianie surowców, czy też przetwarzanie zleceń, optymalizacja receptur, wystawianie faktur bądź planowanie produkcji.
Dobre systemy ERP nie potrzebują w kluczowych obszarach wsparcia zewnętrznego oprogramowania i są w stanie przekazać spójne dane do wszystkich wydziałów przedsiębiorstwa, a także do właściwych użytkowników. Być może brzmi to teoretycznie, ale w praktyce gwarantuje to szybkie i efektywne procesy: natychmiast po złożeniu zamówienia za pośrednictwem sklepu internetowego lub EDI, system automatycznie sprawdzi dostępność towaru w magazynie, poinformuje planistę produkcji i zainicjuje proces kompletacji. A wszystko to bez jakichkolwiek przerw czy zakłóceń.
Dla zakładów produkcyjnych ważne jest to, żeby system ERP obsługiwał procesy na produkcji, przejmując tym samym funkcję Systemu Realizacji Produkcji (MES). Takie systemy są w stanie nie tylko automatycznie rejestrować i przetwarzać dane produkcyjne, ale też zwiększyć wydajność maszyn czy określić wskaźniki OEE, a tym samym odkryć nowe potencjały optymalizacji.
W wyniku połączenia inteligentnych rozwiązań w zakresie handlu, gospodarki towarowej i technologii produkcji, system ERP stał się centralnym modułem Przemysłu 4.0 dedykowanym dla branży spożywczej. Nie dziwi więc fakt, że systemy ERP są w powszechnym użyciu: z naszego Studium cyfryzacji 2020 wynika, że ERP w przemyśle spożywczym cechuje się wysokim poziomem zaawansowania i używa go aż 58% przedsiębiorstw. 31% przedsiębiorstw planuje wdrożyć ERP lub wykazuje duże zainteresowanie tym tematem.
Jaką rolę odgrywa ERP w cyfryzacji firm spożywczych?
System ERP to centralne oprogramowanie do przetwarzania danych. Tak było zawsze, nigdy jednak nie było to tak ważne jak dziś. Megatrend, jakim jest cyfryzacja podniósł rangę systemów ERP: kiedyś system był po prostu narzędziem do wsparcia działalności operacyjnej przedsiębiorstwa. Dziś stał się strategicznym modułem w zakładach produkcji żywności:
- Pełniąc funkcję centrum danych i procesów, system ERP jest nieodłączną częścią każdego projektu cyfryzacji. Niezależnie od tego, czy chodzi o mleczarnie, które chcą prześledzić wsady z wykorzystaniem technologii RFID, producentów wędlin, którzy chcą zwiększyć wskaźniki OEE czy też o sklep internetowy B2B wszystko sprowadza się do jednego: u podstaw ciągłej optymalizacji procesów zachodzących w łańcuchach dostaw oraz w obszarach administracji, produkcji czy sprzedaży znajdują się dane ERP. To samo dotyczy użycia technologii blockchain lub sztucznej inteligencji w strategii cyfryzacji firmy albo budowy inteligentnej fabryki spożywczej. Bez działającego w tle systemu ERP żadna z tych inicjatyw nie będzie możliwa.
- Zarządzanie danymi przy użyciu systemu ERP stanowi warunek ciągłego ulepszania procesów. Decyzje bazujące na rzetelnych danych są jednym z kluczowych czynników sukcesu, czego przykładem może być kalifornijski producent mięsa Courage Production. Firma używa systemu ERP nie tylko do wykonywania rutynowych zadań, ale również do racjonalizacji codziennych działań w oparciu o informacje pochodzące z obszaru produkcji: na przykład przy podejmowaniu decyzji, który produkt ma trafić do jakiej komory wędzarniczej, jaka ma być kolejność produkcji albo jak zredukować ubytki. Integrując dane z ERP z danymi z innych systemów można dodatkowo zautomatyzować proces podejmowania decyzji, podobnie jak w przypadku uczenia maszynowego.
- Kolejna ważna kwestia to redukcja kosztów. Wystarczy zobaczyć jak kształtują się marże w branży spożywczej: według CSIMarket, marża zysku brutto w przemyśle spożywczym w 2019 roku kształtowała się na poziomie 22,05% - to znacznie poniżej średniej rynkowej wynoszącej 49,4%. Każdy, kto w tej sytuacji nie wykorzystuje możliwości jakie daje cyfryzacja ani systemu ERP do optymalizacji procesów i redukcji kosztów ma przed sobą trudne czasy. Analizując łańcuchy tworzenia wartości w branży okazuje się, że wiele przedsiębiorstw jest na samym początku drogi. Około 68% firm nadal używa długopisu i kartki papieru pomimo wdrożonego systemu ERP (Studium cyfryzacji 2020), czyli wciąż preferuje styl pracy, który w cyfrowych zakładach należy już do przeszłości.
Wnioski: System ERP jest niezbędny dla procesu cyfryzacji firm, niezależnie od tego, czy mówimy o piekarni, mleczarni, zakładach mięsnych czy zakładach produkcji napojów. Nadrzędnym celem może być lepsza organizacja procesów, rozszerzenie modelu biznesowego albo po prostu bardziej elastyczna produkcja. Okazuje się jednak, że aktualnie tylko 22% firm spożywczych steruje przepływem informacji i materiałów na produkcji za pomocą systemu ERP. Czym to jest spowodowane? Z pewnością tym, że w wielu zakładach używane są przestarzałe i niewłaściwie dopasowane systemy. Postępująca cyfryzacja najprawdopodobniej wymusi na wielu producentach zmianę oprogramowania. Przede wszystkim dlatego, że bez nowoczesnego ERP cyfrowa transformacja nie będzie po prostu możliwa.
Jakie funkcje musi mieć ERP dedykowany dla przemysłu spożywczego?
Nie ma drugiego takiego biznesu jak produkcja żywności. Dlatego właśnie ERP musi możliwie najdokładniej odwzorować specyfikę branżową. Wymagania zakładów produkcji żywności są wysokie, a branża spożywcza jest wewnętrznie bardzo zróżnicowana. I tak zakłady mięsne potrzebują kalkulacji rozbioru, mleczarnie muszą mieć zintegrowane rozliczenie skupu mleka, a duże piekarnie wymagają podłączenia silosów.
Pomimo tak wielu różnic jest jednak kilka rzeczy wspólnych dla wszystkich firm z branży spożywczej:
- System ERP musi dostarczyć dokładne informacje na temat kosztów w odniesieniu do produktów gotowych, produktów drugorzędnych oraz produktów dodatkowych. Ma to kluczowe znaczenie dla kalkulacji kosztów materiałowych i kosztów produkcji oraz dla wyznaczania cen
- Odwzorowanie i optymalizacja receptur oraz kalkulacji produktów nie może stanowić dla systemu żadnego problemu
- Analizy, marże handlowe, monitorowanie procesów i produktów: tylko jeśli najważniejsze informacje i wskaźniki są dostępne na naciśnięcie klawisza, decydenci będą w stanie szybko podjąć trafne decyzje
- Oprogramowanie musi automatycznie obsługiwać różne wagi wynikowe produktów. W przeciwnym razie pojawią się problemy podczas etykietowania, zwłaszcza w przypadku nieujednoliconych artykułów
- Planowanie produkcji musi uwzględnić wymagania dotyczące przetwórstwa wyrobów świeżych. Dodatkowo, dane z każdego etapu tworzenia wartości należy uwzględnić w prognozowaniu i w kalkulacji optymalnych wielkości wsadów. Pozwoli to zniwelować skutki tego, że dane sprzedaży pochodzące z najważniejszego punktu kontaktu z klientem, tzn. handlu detalicznego, często pozostają wielką niewiadomą
- Pandemia Covid-19 spowodowała, że mobilność stała się ważniejsza niż kiedykolwiek wcześniej. Podczas gdy niektórzy pracownicy nadal pracują na miejscu w firmie, pozostali potrzebują zdalnego dostępu do kluczowych danych w systemie ERP. Przepływ pracy, zarządzanie dokumentami, analizy: wszystko to musi odbywać się na bieżąco, także w przypadku pracy zdalnej
- Inne ważne kryterium to organizacja śledzenia pochodzenia w oprogramowaniu. Obserwatorzy rynku wychodzą z założenia, że konsumenci będą przykładać coraz większą wagę do przejrzystości i że będą chcieli poznać całą drogę produktu. W zwiazku z tym ERP musi dokładnie zwizualizować strumienie przepływu towarów i danych, także na potrzeby konsumentów sięgających po towar na regale sklepowym.
Pozostając w temacie handlu detalicznego: przed podjęciem rozmów z przedstawicielami sektora handlu detalicznego, zakłady produkcji żywności muszą dysponować nie tylko EDI, ale również rozbudowanym zestawem funkcji i rozwiązań technologicznych. Wymagania względem dostawców żywności są bardzo wysokie, a kary finansowe w przypadku nieterminowych dostaw nie należą do rzadkości. Rozwiązaniem tego problemu jest spójna rejestracja danych, a także zastosowanie zintegrowanych narzędzi do planowania i dyspozycji oraz specjalnych rozwiązań w zakresie kompletacji.
Powyższe funkcje cechują się wysoką użytecznością we wszystkich obszarach. Zarząd i kadra kierownicza mają natychmiastowy dostęp do raportów i analiz, a tym samym mogą szybko podejmować trafne decyzje. Z kolei na wydziale produkcji spójny przepływ danych zapewnia wymaganą jakość produktów i sprawny przebieg procesów. Natomiast klienci zawsze mogą kupić w sklepie ulubione produkty dzięki niezawodnym łańcuchom dostaw.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze ERP?
Wybór optymalnego systemu ERP to jedno z największych wyzwań, z którymi muszą zmierzyć się zakłady produkcji żywności. Ryzyko dokonania niewłaściwego wyboru jest w tym przypadku znacznie większe niż w przypadku innych dóbr inwestycyjnych. Wymiana jednej maszyny to nie problem, ale przejście na inny system to już zupełnie inna sprawa. Co więcej, ofert różnych producentów oprogramowania jest dużo, a na dodatek trudno je ze sobą porównać. Jak więc osiągnąć zamierzony cel?
Kluczowe znaczenie ma specyfika branżowa oprogramowania. Wszystkie procesy branżowe muszą być dokładnie zreplikowane w standardowej wersji systemu. Pozwala to nie tylko na szybszą implementację systemu w zakładzie, ale też ma wpływ na jego codziennie funkcjonowanie oraz zapewnia sprawne przejście na wyższe wersje. Co ważne, partner ERP powinien mieć wiedzę i doświadczenie w realizacji projektów w branży spożywczej. Innymi słowy, producent oprogramowania powinien dysponować zespołem ekspertów branżowych. Bez doświadczonych konsultantów nie da się pomyślnie wdrożyć systemu. Najlepsi konsultanci powinni znać się nie tylko na technologii IT, ale również sporo wiedzieć o branży spożywczej. Tylko wtedy wszyscy uczestnicy wdrożenia będą mówić jednym językiem.
Podczas rozmowy z potencjalnym dostawcą Twojego systemu ERP warto zadać następujące pytania:
- Czy oprogramowanie zaprojektowano z myślą o potrzebach branży spożywczej? – Jeśli tak, to oprogramowanie spełni swoje zadanie, nie mówiąc już o najlepszych praktykach, które mogą być bezpośrednio zaimplementowane
- Jakie kwalifikacje mają konsultanci? Czy są wśród nich piekarze, rzeźnicy, technolodzy żywności? – Gdy odpowiedź brzmi tak, to w pakiecie z oprogramowaniem znajdują się także doświadczenia konsultantów oraz ich ekspertyza branżowa. Taka kombinacja pozwoli nie tylko na zrozumienie istniejących problemów, ale także na ich rozwiązanie
- Jakie referencje od firm z Twojej branży ma dostawca oprogramowania? Czy możliwe są (wirtualne) wizyty w zakładach referencyjnych? – Wizyty referencyjne to doskonała okazja do bezpośredniego dialogu i zadania użytkownikom systemu konkretnych pytań.
Integracja to kolejne ważne kryterium. Im mniej interfejsów w procesach podstawowych, tym szybciej można pozyskać dane z obszarów magazynów, produkcji czy kalkulacji. To jeden z głównych powodów, dla których wiele firm, takich jak Bechtel, Beckers Bester, Edeka czy Juffinger obrało kurs na integrację.
Wraz z większą dostępnością dedykowanego oprogramowania zmieniło się także znaczenie słów “Integracja ERP”. To, co wcześniej oznaczało po prostu “wszystko w jednym systemie”, dziś oznacza zdolność systemu ERP do integracji zewnętrznych rozwiązań IT za pośrednictwem interfejsów. Przykładem są systemy CRM dla handlu żywnością, systemy sklepowe dla e-commerce, narzędzia do automatyzacji marketingu, oprogramowanie do optymalizacji tras itd. Żaden dostawca ERP na świecie nie jest w stanie zaprojektować uniwersalnego rozwiązania pasującego do każdego przypadku – co zresztą i tak nie byłoby zgodne z nowoczesnymi standardami, prawda?
Istnieje wiele innych kryteriów, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze systemu ERP.
Zachęcamy do przeczytania dokumentu informacyjnego: 9 kryteriów pomocnych przy wyborze systemu ERP
Lub do obejrzenia naszego webinaru: Poszukujesz systemu ERP? Dowiedz się, jakie kryteria wyboru są istotne dla przemysłu spożywczego.
Dlaczego najlepsze oprogramowanie to oprogramowanie szyte na miarę?
Rozwiązanie ERP powinno być dopasowane do wielkości przedsiębiorstwa.
Żelazna reguła:
- Dla małych zakładów i startupów najlepiej sprawdzi się proste, wstępnie skonfigurowane rozwiązanie standardowe (Basic ERP). Pozwoli to utrzymać koszty inwestycyjne na niskim poziomie i w idealnym przypadku wyeliminuje konieczność zatrudnienia własnego informatyka
- Przedsiębiorstwa średniej wielkości potrzebują bardziej indywidualnego rozwiązania, czyli takiego, które uwzględni rozwijane i doskonalone przez lata procesy produkcji żywności (Industry ERP). Specyfika branżowa jest zawarta w standardzie, ale może być elastyczne dopasowywana do indywidulanych wymagań przedsiębiorstwa
- Z kolei dla koncernów najlepszym wyborem będą systemy dedykowane dla zakładów produkcyjnych (Factory ERP), przy czym nadrzędny system ERP nadal będzie obsługiwać wszystkie funkcje w obszarze HR, finansów i controllingu.
Podsumowanie: zakup systemu ERP, który nie jest dopasowany do wielkości przedsiębiorstwa spowoduje, że niemożliwe stanie się osiągnięcie założonych celów projektowych oraz celów związanych z wdrażanym oprogramowaniem. Powody mogą być różne: system jest zbyt złożony w stosunku do potrzeb przedsiębiorstwa, nie jest wystarczająco elastyczny lub nie może być rozbudowywany wraz z rozwojem firmy.
ERP w chmurze, on-premise, a może rozwiązanie hybrydowe? Jakie rozwiązanie sprawdzi się w zakładach produkcji żywności?
A teraz pytanie za sto punktów: jaki model najlepiej pasuje do Twojej firmy: system w chmurze, on-premise, czy też kombinacja obu rozwiązań?
Obserwując aktualne trendy rynkowe można odnieść wrażenie, że wszystko przemawia za chmurą. Analitycy z firmy SoftSelect twierdzą na przykład, że system ERP w chmurze ma jeden z największych potencjałów wzrostu w obszarze IT. Nie oni jedni są tego zdania. Ofensywna strategia marketingowa firmy SAP także może być zinterpretowana w ten sposób. Kampania pod hasłem „Rise with SAP” zachęca klientów SAP do przejścia do chmury.
Ale czy typowe argumenty przemawiające za chmurą są także właściwe dla branży spożywczej? Krótki rzut oka na codzienność produkcyjną zakładów z branży spożywczej poddaje te argumenty w wątpliwość. W przeciwieństwie do innych branż, w zakładach produkcji żywności kluczowe jest szybkie i stabilne przetwarzanie danych. Tak jest na przykład wtedy, gdy etykiety czy informacje o masie produktu i cenach muszą wydrukowane automatycznie. Niemniej jednak ERP z chmury ma kilka zalet:
- Redukcja kosztów: bez konieczności inwestowania we własne serwery, kosztowny sprzęt czy wykwalifikowany personel (o który dziś niełatwo)
- Oszczędności czasowe: bez ciągłego monitorowania, czy system ERP i sprzęt są dostępne w najnowszej wersji. To pozwala zaoszczędzić cenny czas
- Skalowalność: możliwość dodawania i usuwania zasobów IT w krótkim czasie i przy poniesieniu relatywnie niewielkich nakładów finansowych.
Ale każda szansa niesie ze sobą wyzwanie:
- Ograniczenia funkcjonalne: rozwiązania w chmurze często mają ograniczenia funkcjonalne, ponieważ są one bardziej ustandaryzowane. W wyniku tego przedsiębiorstwa mają o wiele mniej możliwości dostosowania systemu do własnych, często bardzo złożonych procesów
- Złudne bezpieczeństwo: przeniesienie IT do chmury nie oznacza automatycznie maksymalnego bezpieczeństwa. Dobrze zabezpieczone centrum usług w chmurze to warunek bezpieczeństwa Twoich danych. Dlatego właśnie zawsze należy dokładnie zweryfikować koncepcję dostawcy. Słowo klucz to georedundancja czyli nadmiarowość geograficzna centrów usług w chmurze, na przykład przechowywanie kopii zapasowych w odległym geograficznie centrum
- Niespodziewane koszty: to, że rozwiązanie w chmurze oznacza automatycznie niższe koszty IT nie zawsze jest prawdą. Także tu zdarzają się niespodzianki.
Decydować się na chmurę czy nie – to pytanie trzeba sobie zadać w kontekście własnej strategii IT. Odpowiedź zależy od tego, kto podejmuje decyzje. Menedżer ds. IT może mieć inne zdanie niż prezes zarządu, który zawsze i wszędzie chce mieć dostęp do danych. Można by powiedzieć, że ERP w chmurze byłoby raczej odpowiednie dla startupów, przedsiębiorstw handlowych i zakładów z ustandaryzowanymi procesami. Niekoniecznie dla zakładów ze złożonymi procesami i wieloetapowym łańcuchem tworzenia wartości. W takim przypadku lepszym rozwiązaniem jest ERP on-premise. To samo dotyczy zakładów produkcji żywności, w których rozwiązania informatyczne zastosowane w obszarze produkcji są czynnikiem wyróżniającym na tle konkurencji.
Alternatywnie można rozważyć rozwiązanie hybrydowe, które łączy elastyczność chmury i wysoką wydajność, jaką gwarantują własne serwery. W tym przypadku można zastosować tradycyjne rozwiązanie on-premise w obszarze produkcji, a zarządzanie danymi z obszarów sprzedaży i marketingu przenieść do chmury.
Jak pomyślnie wdrożyć system ERP?
Wybór ERP jest czasochłonny i pracochłonny. Także na implementację należy przeznaczyć odpowiednie zasoby i nakłady czasowe. Faza wdrożenia oprogramowania jest najeżona pułapkami, które mogą doprowadzić do wstrzymania realizacji całego projektu. Przekonali się o tym nawet najwięksi gracze na rynku, jak Lidl i Haribo. Prawda jest taka, że olbrzymi entuzjazm szybko może ustąpić miejsca olbrzymieniu rozczarowaniu. Oba przedsiębiorstwa mają za sobą trudne projekty ERP i oba napotkały poważne problemy. I nie jest to wyjątek. Analitycy z amerykańskiej firmy konsultingowej Gartner szacują, że aż 75% projektów ERP kończy się fiaskiem.
9 rad jak pomyślnie wdrożyć system ERP:
- Od samego początku zaangażuj wszystkich w projekt, włącznie z zarządem. Porozmawiaj z pracownikami z różnych wydziałów i zapytaj, jakie są ich propozycje i potrzeby, a następnie daj im prawo do współdecydowania. To zwiększy zaangażowanie w projekt i zagwarantuje, że wiedza o procesach zachodzących w Twoim przedsiębiorstwie stanie się częścią nowego rozwiązania IT
- Podejdź do implementacji strategicznie: zdefiniuj zakres projektu, budżet, zasoby, czas, cele jakościowe. Posłuży to jako punkt odniesienia w stosunku do Twoich wymagań. Użyj głównych procesów i podstawowych obszarów działalności jako wyznaczników. Zapytaj konsultantów o sprawdzone metody, które pozwolą zaoszczędzić czas
- W celu wykonania szybkiej migracji należy odpowiednio przygotować, wyczyścić i skonwertować dane. Zadanie to dotyczy wszystkich danych słownikowych i ewidencyjnych, a więc należy na nie zaplanować sporo czasu. Nie zapomnij też o zabezpieczonej przed modyfikacją archiwizacji w przypadku nieprzetransferowanych danych!
- Kompletna dokumentacja od samego początku to podstawa. Wszystko zaczyna się od specyfikacji wymagań i przechodzi do bardziej szczegółowych dokumentów dotyczących kwestii prawno-podatkowych, które należy uwzględnić przy przejściu na nowy system
- Zdefiniuj zakres odpowiedzialności i upewnij się, że każdy ma świadomość tego, że wdrożenie systemu jest priorytetem numer 1
Zapewnij wystarczającą dostępność zasobów. Controlling, monitorowanie i zarządzanie projektem wymagają czasu i pieniędzy. Nierzadko zdarza się też, że uruchomienie systemu w wersji live opóźnia się z powodu niedoborów personalnych
- Wykonaj testy przed uruchomieniem systemu w wersji live. Najlepiej zacznij od częściowego uruchomienia systemu. Alternatywnie pozostaw jeszcze przez jakiś czas stary system, który będzie pracował równolegle z nowym systemem
Nie czekaj zbyt długo ze szkoleniami, zwłaszcza z intensywniejszymi szkoleniami dla użytkowników kluczowych- Zaplanuj optymalizacje. Często sensowne dopasowania i rozszerzenia stają się oczywiste dopiero na etapie implementacji
Zasady wyboru właściwego ERP oraz implementacji nowego systemu są takie same. To, co sprawdza się w jednym przedsiębiorstwie, nie musi być automatycznie receptą na sukces dla innego przedsiębiorstwa. Dlatego też już na etapie wyboru systemu ważne jest wsparcie doświadczonych konsultantów, którzy pomogą uporać się z pierwszymi przeszkodami. Najważniejsze jest jednak proaktywne podejście samego przedsiębiorstwa do projektu ERP - wtedy na pewno wdrożenie nowego systemu zakończy się sukcesem.
