I vantaggi della gestione certificazioni

Salute e ambiente non possono più essere separati: oggi la salute viene considerata in modo olistico e collegata a fattori ambientali. L’alimentazione sana gioca quindi un ruolo sempre più importante. Per il settore alimentare questo presuppone delle sfide perché mette in primo piano anche le certificazioni, la cui gestione può essere dispendiosa in termini di tempo e di costi.  

Quali potenziali di risparmio si ottengono dalla digitalizzazione della gestione certificazioni? Una domanda che mi viene posta sempre più spesso in quanto consulente delle vendite di un fornitore ERP per il settore FOOD e alla quale ho voluto rispondere nella mia tesi di laurea. Utilizzando l'IFS come esempio, ho indagato sulla capacità di digitalizzazione degli audit nell'industria alimentare tedesca e ho intervistato, tra gli altri, due esperti di una delle principali aziende tedesche di lavorazione della carne. Le loro esperienze personali nel campo della certificazione e i problemi descritti nel processo di certificazione sono stati incorporati nei criteri di richiesta di uno strumento digitale per affrontare la giungla degli audit, che può essere facilmente trasferito al mercato internazionale.

Sempre più Audits nel settore alimentare 

Quando le aziende del settore alimentare configurano i loro processi, devono tenere in considerazione le richieste di differenti certificazioni. Solo tramite le certificazioni si può fare strada nel commercio al dettaglio e documentare per il consumatore un processo produttivo e di elaborazione. In quest’occasione si devono considerare i molteplici Audit: i certificati come IFS Food servono principalmente a garantire la sicurezza della qualità e la sicurezza alimentare. I processi come il concetto di HACCP identificano e analizzano i potenziali di pericolo e i punti di controllo critico nella gestione del processo.

Il numero crescente di Audits e certificazioni rappresenta per le piccole imprese locali del settore in Germania una sfida organizzativa con elevato dispendio di costi, documentazione e personale. La variazione e la molteplicità di nuove richieste rendono difficile l’integrazione di novità nei processi esistenti. Inoltre, le richieste cambiano regolarmente e le informazioni inserite devono essere messe in comune per l’adempimento dei criteri di valutazione.

Per essere in grado di soddisfare i requisiti, le aziende ricorrono sempre più spesso a sistemi di gestione delle informazioni: Essi facilitano le attività ricorrenti nel periodo precedente l'audit e consentono una presentazione strutturata delle informazioni rilevanti. I fornitori di software stanno immettendo sul mercato un numero sempre maggiore di sistemi di gestione delle certificazioni.

Fondamenti di un Audit

Volume e qualità dei dati giocano un ruolo decisivo se si desidera approfittare di un tool digitale di gestione delle certificazioni. Per le certificazioni c’è bisogno di informazioni per le seguenti aree:

• Processi (es. prove sui flussi informativi, i processi, etc.)
• Indici (es. indici da un ERP-System o indici liberi)
• Documenti (es. file e contenuti multimediali)
• Responsabilità (es. organigramma)
• Processi di miglioramento progressivi (es. progetti e interventi)

La ricerca e la preparazione di informazioni rilevanti per l’Audit portano via un sacco di tempo e costi – me lo confermano gli esperti che ho intervistato, ma l’ho anche sperimentato di persona. In pratica, i dati vengono spesso raccolti in modo decentralizzato in diversi sistemi analogici e digitali. Inoltre, si registra una tendenza nella preparazione delle revisioni contabili: il compito dell’elaborazione dati e della preparazione degli Audit non è più puntuale a livello temporale, è diventato un lavoro continuo. Il motivo è da ricercare negli intervalli di tempo sempre più brevi tra i singoli audit e nel numero crescente di audit non annunciati. Uno sforzo enorme!

L'aspetto positivo è che molti potenziali risparmi derivano dal reperimento centralizzato delle informazioni, che diventa possibile solo attraverso l'integrazione, la connessione o l'espansione della raccolta di dati digitali. Un ERP-System supporta nel processo di certificazione la gestione del sistema, ma può essere eseguito solo dalle persone che stanno dietro il sistema. Questo sforzo è ripagato in seguito, perché l'efficienza aumenta quando la documentazione diventa più semplice nella routine quotidiana dell'azienda.

Il mondo delle certificazioni di domani

Ma come si può digitalizzare la gestione delle certificazioni al di là della centralizzazione delle informazioni?

Il mio approccio: la base è un catalogo descrittivo dei singoli requisiti, che fa riferimento ai rispettivi certificati tramite indicizzazione. In profondità, i rispettivi criteri di prova quantitativi o qualitativi e i singoli requisiti associati sono collegati tra loro. Ciò avviene tramite un sistema di cifre chiave quantitative incrociate con variabili individuali associate. In seguito, si verifica se i processi di creazione di valore aggiunto o di supporto alla creazione di valore aggiunto sono stati presi in considerazione in un sistema di gestione delle informazioni e integra un rimando all’origine dati. Ad esempio, si potrebbe utilizzare una blockchain come piattaforma per i certificati e memorizzare tutti i dati a livello centrale. Da qui, i dati possono essere resi disponibili non solo per l'accesso interno, ma anche all'esterno (ad esempio per i consumatori finali), secondo le necessità e in modo selettivo. Questo crea la trasparenza richiesta dal mercato nei confronti del consumatore finale.

Se un approccio di questo tipo, con tutte le opportunità e i rischi che ne derivano, valga la pena, è una questione che ogni azienda deve valutare da sé. Ma vale almeno la pena di pensare a raccogliere ed elaborare i dati di conseguenza.

Philipp Beumers