ERP-System per i caseifici - sette domande e sette risposte

L’ERP-System è il cuore pulsante del caseificio. Questo è chiaro. Ma quando si sceglie un ERP, ci sono alcuni punti chiave da considerare anche nel lontano futuro.

I decision maker delle aziende lattiero-casearie devono prendere in considerazione sempre più fattori nella loro attività. La produzione è soggetta a influenze esterne come quasi nessun altro settore: fattori come la fluttuazione dei prezzi e della domanda, le richieste di maggiore sostenibilità e trasparenza, le maggiori esigenze di garanzia della qualità o le condizioni ambientali mutevoli stanno costringendo l'industria lattiero-casearia ad apportare modifiche a volte molto costose. Gli affari quotidiani sono già abbastanza complicati. Perché i caseifici devono assicurarsi di garantire il proprio margine di contribuzione, ottimizzando i costi di produzione. E se si vuole produrre in modo flessibile e orientato al cliente, e quindi rimanere competitivo, in definitiva non si può evitare una digitalizzazione costante.

Ma è proprio qui che sta il problema: come, con quali soluzioni e soprattutto: come evitare i classici problemi. In definitiva, sono queste sette domande che mi pongono molti leader aziendali, responsabili IT o di stabilimento.

1. Perché così tanti caseifici non sono soddisfatti delle loro soluzioni IT?

E’ un classico: i nuovi ERP-System non specifici del settore vengono spesso adattati e personalizzati per un periodo di tempo più lungo dopo l'implementazione, poiché i sistemi standard del settore non soddisfano i requisiti originali o in evoluzione nel settore lattiero-caseario. Cosa succede allora?

Sta diventando sempre più complesso adattare gli aggiornamenti degli ERP-System alla soluzione interna su misura. E ad un certo punto non funziona più. Molte aziende scelgono quindi di esternalizzare le funzioni necessarie ad altre soluzioni IT. Il risultato è un pasticcio di sistemi e insoddisfazione tra IT e dirigenti.

2. Cos’è meglio con l’ERP: software completo o "best of breed"?

In altre parole, l'azienda ha da tempo intrapreso la strada del software specializzato. In dettaglio, ciò significa che le vendite si basano su un sistema CRM particolarmente efficace per acquisire nuovi clienti, la contabilità utilizza un software finanziario completo, una soluzione speciale per il settore caseario viene utilizzata per il calcolo e l’ERP-System si occupa solo della gestione delle merci e dei materiali. Le soluzioni specializzate sono sicuramente molto potenti e offrono caratteristiche interessanti. Di norma, tuttavia, sono complessivamente più costosi da acquistare e anche i costi per l'implementazione, la manutenzione e la formazione del personale sono più elevati.

Ma la domanda cruciale è: avete realmente bisogno di una soluzione così ampia e complessa per la vostra attività? Quella che a prima vista sembra una soluzione efficiente con applicazioni ottimizzate per la rispettiva area, raggiunge rapidamente i suoi limiti nel lavoro quotidiano. Tutti questi sistemi devono essere mantenuti e aggiornati. Richiedono più archivi di dati e hanno sempre bisogno di un collegamento affidabile ad altri sistemi.

Cosa succede spesso: silos di dati. In concreto, ciò significa che i dati sono disponibili solo in un'applicazione, gli altri possibili utenti non hanno accesso (o almeno non in tempo reale) o non sanno nemmeno che queste informazioni esistono. I diversi sistemi informatici sono collegati - se non del tutto - tramite interfacce e integratori di sistema, ma la profondità dell'integrazione non è particolarmente elevata. I dati di tutti i sistemi, in particolare della gestione della qualità e della produzione, devono essere accuratamente compilati a mano dai vari applicativi o Excel e quindi correlati. L’efficienza è un’altra cosa.

Sebbene i compiti siano stati inizialmente risolti, c'è il rischio che i problemi vengano solo procrastinati. Il probabile risultato è un panorama IT eterogeneo difficile da amministrare e poco conveniente, composto da molte soluzioni IT individuali.

La questione “Best of Breed” o del sistema completo non coglie il punto. In definitiva, la domanda è quale dei sistemi offre la combinazione ottimale di adeguamenti individuali e semplice manutenzione. Questo può essere un “Best of Breed”, ma può anche essere un ERP di settore.

3. Perché una soluzione standard di solito prevale su una soluzione personalizzata?

L'idea alla base del software standard è di coprire le esigenze del maggior numero possibile di utenti. MA una soluzione ERP, ad esempio per l'ingegneria meccanica, non può coprire i requisiti di un'azienda di trasformazione alimentare o di un caseificio. Gli ERP-System industriali per il settore alimentare richiedono soluzioni personalizzate, installazione, migrazione dei dati, programmazione della personalizzazione, contratti di manutenzione e licenze utente, il che costa denaro.

Una soluzione basata sui requisiti specifici del settore alimentare risolve questo problema. Non si tratta nemmeno di sapere se un sistema ha una struttura modulare. Deve essere modulare perché non tutti i caseifici richiedono gli stessi moduli nell'implementazione iniziale. Tuttavia, la domanda è se il sistema sarà utilizzato in altre aree alimentari con requisiti comparabili e se può essere adattato per l'uso lattiero-caseario regolando i parametri. Buoni esempi qui sono lo sviluppo del prodotto, le ricette e le distinte base, che in molti casi sono simili nell'industria alimentare o cosmetica. Perché non utilizzare il know-how e le soluzioni di best practice di successo dell'industria lattiero-casearia e di industrie simili, che può aiutare anche la vostra azienda? Perché non pensare fuori dagli schemi, dove requisiti simili sono già stati soddisfatti?

È ancora più facile quando i servizi costantemente aggiornati e integrati dell'industria casearia sono già implementati in un unico sistema e poi resi disponibili a tutti gli utenti dell'industria casearia. Ciò consente di prendere decisioni basate su informazioni affidabili e in tempo reale, lavorare in modo più efficiente a costi di produzione inferiori, rispettando gli standard di qualità e la tracciabilità per il successo dell'esportazione. La pianificazione flessibile della produzione comprende anche la gestione delle risorse e delle materie prime, compensando così le fluttuazioni del mercato.

Questo rappresenta un alto valore futuro e un investimento sicuro, perché con le soluzioni in uno "standard" si ha il vantaggio di digitalizzare i processi e la produzione in modo tale che il software non debba essere modificato e la soluzione sia sempre funzionante.

4. Perché l'integrazione ERP è il fattore di successo più importante?

Se cercate integrazione completa e ERP su Google otterrete (al 25/11/2021) 19.100 risultati. Se avete letto tutto questo, probabilmente saprete molto sulle funzionalità generali, sui processi e forse anche sui fornitori, ma non credo che siate andati oltre.

Dal punto di vista di un caseificio, la piena integrazione significa che il software include nello standard tutti i programmi necessari. E con questo non si intendono solo i moduli classici (WaWI: approvvigionamento, valutazione dei fabbisogni, logistica e stoccaggio, produzione ERP plus: gestione dei materiali, vendite, risorse umane, finanza e contabilità, marketing, controllo), ma anche il food, componenti specifici come pianificazione e controllo della produzione PPS, tracciabilità, identificazione, MES, QM/QS, gestione delle certificazioni (auditing) e controllo delle linee, solo per citarne alcuni. Inoltre, naturalmente, ci sono anche i moduli specifici per il settore lattiero-caseario come la contabilità e il bilanciamento del prezzo del latte.

Ciò che si risparmia con questo è un'aggiunta relativamente complessa a un sistema ERP industriale e quindi l'integrazione tramite API e interfacce. Molti sforzi, costi e fastidi vengono semplicemente eliminati, perché tutto viene fornito integrato. Ovviamente devono esserci ancora interfacce - probabilmente manterete alcune soluzioni personalizzate- ma solo dove necessario e quindi il più standard possibile.

5. Perché il primo sguardo non porta necessariamente alla soluzione giusta?

Nessuno compra senza un'analisi del fornitore. Queste sono le basi. Nel caso di decisioni di investimento di più ampia portata, come quelle in un ERP-System, è molto importante sapere, indipendentemente dai numeri e dalle informazioni, se il fornitore o il fornitore di servizi ha il potenziale non solo per mantenere aggiornate le soluzioni in futuro, ma anche per svilupparle ulteriormente.

Integrate tempestivamente l’acquisto nei vostri progetti, ma chiarite prima le vostre esigenze in modo molto approfondito. Un confronto dei prezzi (spesso basato su numeri di utenti nemmeno comparabili come utenti nominativi o concorrenti) è solo un fattore, perché qui le interfacce e forse anche l'integrazione verticale non sono state ancora prese in considerazione - e ciò potrebbe aumentare notevolmente i costi. Quindi provate a considerare tutti i fattori di costo, altrimenti perderete alcune opportunità. Oppure volete semplicemente eliminare un fornitore/fornitore di servizi perché a prima vista sembra troppo costoso?

6. Perché è così importante visitare i clienti di referenza?

Le visite alle aziende di referenza sono un punto molto importante, se non il più importante, per una preselezione dei potenziali fornitori. Lo scopo è quello di conoscere come funziona in pratica la soluzione.

Parlate con ‘market player’ che conoscono l'ERP di settore. Lasciate che vi mostriamo le nostre referenze più attuali e recenti. E poi andate alla scoperta. Il fornitore non deve essere presente a meno che voi non lo desideriate. Il cliente di referenza dovrebbe riferire apertamente sul prodotto, non è necessario un accompagnatore. Prendetevi un giorno intero, guardate le soluzioni e fate domande, coinvolgete tutti gli stakeholder dell'azienda. Lo so per esperienza: un cliente di riferimento sarà completamente onesto, in un giorno imparerete molto sulla soluzione, sul fornitore, sulle sfide e anche sulle possibilità di una soluzione.

 7. Perché l'analisi dell’effettivo è un elemento importante nella scelta di un fornitore? 

Quindi, come trovare un fornitore con cui poter effettivamente sviluppare un progetto? Non lasciatevi ingannare dalle promesse sulla carta. Il punto centrale per la vostra decisione è l’implementazione. Mettete in discussione questa realtà nella visita al cliente di referenza e anche nell'analisi dell’effettivo.

L'analisi effettiva del tuo processo da parte di un potenziale fornitore ti dà la possibilità di conoscere davvero la qualità del fornitore e di mettere in discussione il know-how e le soluzioni di best practice da progetti reali. Così potrete caprire rapidamente se questo è il partner con cui potete implementare i processi di cambiamento necessari.

In questa fase, un fornitore solido vi mostrerà anche apertamente quali sono le opportunità di sviluppo per la vostra azienda. Attenzione: spesso in ambito ERP vengono messi in discussione solo i classici moduli WaWI. Tuttavia, i processi dovrebbero essere affrontati apertamente in tutti i reparti. Cosa vi mostrano i vostri dipendenti? Cosa non va, cosa manca, cosa non funziona in modo ottimale? Cosa deve essere rielaborato? Un fornitore competente in quanto consulente, moderatore e intervistatore registrerà questi punti e li chiarirà nel dettaglio nei seguenti workshop.

Sullo sfondo di Industria 4.0, oltre a queste questioni commerciali, si dovrebbe dare un'occhiata da vicino alla produzione. Le soluzioni middleware come MES vengono spesso utilizzate senza pensare all'ulteriore elaborazione di questi dati ("silos"). Il collegamento e lo scambio dati sempre approfonditi dei sistemi di produzione rendono assolutamente necessaria l'analisi di tutti i dati di produzione. Solo dettagli e interfacce da definire con precisione per i sistemi SCADA esistenti, sistemi stand-alone; bilance, etichettatrici e sensori possono essere aggiunti successivamente. Naturalmente ci sono differenze individuali: mentre solo il sistema di ispezione a raggi X o la stampante sono attualmente importanti nella produzione di un caseificio, un altro caseificio può già beneficiare di un ampio controllo della produzione con scambio di dati (piano/dati effettivi).

Evitare di selezionare potenziali fornitori basandosi esclusivamente su criteri cartacei e dati. Ciò comporterebbe solo delusione per il fatto che i progetti successivi non possano essere attuati in termini di portata, qualità e nei tempi previsti e che i sottoprogetti successivi pianificati non possano essere affatto attuati. Un'analisi vera e propria può richiedere molto tempo, ma dà la possibilità di ripensare la pianificazione del progetto e gli scenari di selezione pianificati e di migliorare significativamente la qualità.

Conclusione

Ci vuole tempo per trovare un fornitore adeguato ai requisiti e alle esigenze dell'azienda casearia - tempo per visite ad ad aziende di referenza, analisi della situazione attuale e discussioni. Ma ne vale la pena: i caseifici otterranno non solo una consulenza ERP, ma anche un progetto su misura e una strategia ERP e di digitalizzazione da un fornitore di servizi ERP specializzato, che consente la corretta attuazione del progetto. Dovreste considerare chiaramente i vostri potenziali requisiti nella selezione di un potenziale fornitore. Una volta installato un ERP-System, vi lavorerete per 10, 15 anni o più. Questo però non richiede solo un costante sviluppo del sistema ERP, ad esempio tramite release, ma anche la capacità di base per un'integrazione verticale.

La Cina sta attualmente definendo gli standard per tutti i caseifici con il progetto “Made in China 2025”. In questo paese, gli stessi cambiamenti vengono implementati Step by Step, perché devono dare i loro frutti. MA se la questione della redditività trova una risposta positiva, non dovreste più esitare!